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企業(yè)內(nèi)審活動中不符合項實例分析

來源:m.dedgn.cn 發(fā)布人:彭二胖

2022-01-05 12:32:57|已瀏覽:5141次


       一、 內(nèi)審員對法規(guī)不了解

       1.法規(guī)標(biāo)識不準(zhǔn)確

       我國目前運行的《建筑工程資料管理規(guī)程》有多個地方標(biāo)準(zhǔn),審核員應(yīng)書寫成“DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》”,以適用北京地區(qū)。

       2. 法規(guī)適用性不當(dāng)

       依據(jù)DB11/T 695-2017  《建筑工程資料管理規(guī)程》1.0.2條款關(guān)于“本規(guī)程適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)新建、改建、擴建建筑工程資料的管理”的要求,可以判定《建筑工程資料管理規(guī)程》的適用對象是“改、擴、建”項目。“改、擴、建”與“裝修”的基本區(qū)別在于:“改、擴、建”施工前應(yīng)得到規(guī)劃部門的批準(zhǔn);而“裝修”不需要規(guī)劃部門的批準(zhǔn)。

       依據(jù)DB11/T 695-2017  《建筑工程資料管理規(guī)程》3.0.8 條款關(guān)于“建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收前,提請城建檔案對工程檔案進行預(yù)驗收,取得《建設(shè)單位竣工檔案預(yù)驗收意見》,列入城建檔案管理部門接收規(guī)范圍的工程檔案,應(yīng)在工程竣工驗收后6個月內(nèi)移交”的規(guī)定,DB11/T 695-2017  《建筑工程資料管理規(guī)程》不適用本次內(nèi)審企業(yè)的維修工作,用“不符合項”不妥當(dāng)。

       二、 內(nèi)審員對ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹

       1.不符合項不規(guī)范

       既然企業(yè)內(nèi)審包括ISO 9001標(biāo)準(zhǔn),就不能違反ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的各項要求。內(nèi)審員開出不符合項應(yīng)寫明不符合,寫成“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”,過于籠統(tǒng),不能讓受審核部門自己去找不符合的條款去。

       2.內(nèi)審活動應(yīng)尊重企業(yè)管理規(guī)定

       以“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”為例,內(nèi)審員應(yīng)首先關(guān)注企業(yè)有無內(nèi)部的相關(guān)管理規(guī)定,如果企業(yè)內(nèi)部沒有相關(guān)的管理規(guī)定,而直接讓部門執(zhí)行法規(guī)要求存在不妥。

       各類法規(guī)均是標(biāo)準(zhǔn)性要求,沒有明確企業(yè)內(nèi)部“5W1H”的內(nèi)容,沒有職責(zé)分配,直接執(zhí)行法規(guī)要求,不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)5.3條款關(guān)于“最高管理者應(yīng)確保組織相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限得到分配、溝通和理解”的要求。

       3.對內(nèi)審活動不了解

       在內(nèi)審活動中,應(yīng)存在以下幾個方面:

       (1)存在“符合”與“不符合”情況

       符合是指審核證據(jù)符合審核準(zhǔn)則。例如:產(chǎn)品終檢合格后,放行銷售,符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前,不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。

       不符合是指審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則存在不符合時,可以提出不符合項并要求整改。例如:產(chǎn)品未做檢驗就放行予以銷售,不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前,不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。

       (2)存在與準(zhǔn)則符合性以外的情況

       沒有不符合——沒有發(fā)現(xiàn)與準(zhǔn)則存在不符合情況。例如:使用模具來生產(chǎn)批量沖壓件時,質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗和過程抽查的檢驗方式,過程中的沖壓件不是100%檢查,就是“沒有不符合”。

       改進會更好——審核員提出改進要求,認為對工作會有更好的作用。例如:使用模具來生產(chǎn)批量沖壓件時,質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗和過程抽查的檢驗方式,如果能100%檢驗會更好。

       以本次內(nèi)審中體現(xiàn)的:部門沒有執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》,沒有違反企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定,也不適用DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》規(guī)定范圍,這就是“沒有不符合”。

       4. 當(dāng)受審部門不接受不符合項時,應(yīng)妥善處理、溝通

       當(dāng)受審核方不同意審核員觀點時,審核組應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款和不符合事實,努力爭取最大共識。特別是對主管部門及專業(yè)審核時,內(nèi)審員更要避免非專業(yè)、非客觀的主觀意向指導(dǎo),避免給工作造成不必要的損失。

       5.不恰當(dāng)?shù)匾蟀捶ㄒ?guī)運行,會造成不良后果

       企業(yè)內(nèi)部裝修活動存在簡繁不一、費用不同等情況,內(nèi)審員可能認為存在“更好”的效果,但不能一味強求執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》,否則會加大企業(yè)內(nèi)部裝修的運行成本。

       通常情況下,企業(yè)是否執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》是由企業(yè)內(nèi)部的維修主管部門來識別、策劃。QMS主管部門應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)4.1條款關(guān)于“組織應(yīng)確定與其宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力和各種外部和內(nèi)部因素”的要求,組織進行外部門因素識別。再依據(jù)6.1.1條款關(guān)于“在策劃質(zhì)量管理體系時,組織應(yīng)考慮到4.1所提及的因素要求,并確定需要應(yīng)對的風(fēng)險和機遇”的要求予以考慮。依據(jù)8.1b)條款關(guān)于“組織應(yīng)通過策劃產(chǎn)品接收準(zhǔn)則實現(xiàn)對過程實施控制”的要求進行策劃運行。

       綜上所述,企業(yè)內(nèi)審運行不當(dāng),會有損ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與運行,會給一線生產(chǎn)增加不利因素。雖然是企業(yè)的內(nèi)審行為,但從外審角度來看,若對內(nèi)部審核存在的問題不能如實指出來也不行,應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)9.2.1條款關(guān)于“組織應(yīng)組織內(nèi)部審核以確認符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)要求”的規(guī)定運行。

       若太強調(diào)把內(nèi)審混入其他企業(yè)管理審核,進而弱化ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審效果,對ISO 9001體系的運行是不利的。

       針對內(nèi)審中可能存在的不良因素或效果,筆者建議在外審活動中關(guān)注內(nèi)審活動的適宜性和規(guī)范性,以強化并推動ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)范性運行。

       來源:《中國認證認可》 2019年第1期

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