提到編碼，這方面的知識太小眾了，但在人力資源工作中也是廣泛應用的。對于一些公司，這小眾的知識能給我們帶來很大的便利。今天就來跟大家分享一些實用的編碼技巧，一起來看看吧!
人力資源部門用到的編碼，通常有：文件發文字號、表單編號、員工編號、崗位編號、勞動合同編號、檔案編號等。對于編碼規則，都是在考慮目的性和功能性方面來設定的。
一、文件發文字號
二、表單編號
這里所說的表單，主要是工作中常用到的各種表格等，對于此類的編號，前面的文章中一句帶過，是建議有獨立的編號。表單編號建議體現部門和順序號即可，如HR-FORM-0001，HR代表部門，FORM代表表單，順序號用四位的數字表示，從1開始，不足四位的用0補足。所有表單無論屬于哪個文件的附件，按照公布的時間早晚順序編號，表單修改后文件的版本版次變動，表單的編號是一直不變的。
三、員工編號
有HR會說，我們公司要員工編號沒有用?在這里我明確告訴你，錯，大錯特錯。哪怕公司沒有要求做員工編號，人力資源部門也要為每一位員工編號。員工編號至少有一項作用是哪個公司也少不了的，那就是作為唯一值進行檢索，也是識別作用。公司員工有可能重名，用身份證區分的話，號碼太長，此時員工編號的識別作用就發揮出來了。
下面談幾種員工編號的編號規則：
(一)最簡單的編號
這種情況絕大多數是在部門內部應用，所以編碼規則相對簡單，能作為唯一值即可。如公司簡稱為HY，順序號為5位順序號，不足5位用虛數0補足，這樣員工編號可以編為HY00001，依次向后編號，一人一號。甚至我們可以直接用00001來表示員工編號。
優點：便于維護，便于綜合信息檢索
(二)體現入職日期的員工編號
如20170104001，代表8位入職日期和3位順序號。員工入職后按照入職日期和當天的入職順序進行編號。也可以編寫6位入職日期，如170104001，或者再帶上公司簡稱的編號，如HY20170104001，HY170104001。
優點：便于維護，便于綜合信息檢索
(三)體現部門、職級、崗位等信息的員工編號
這種可以和以上兩種任意組合，如HR代表人力資源部，員工編號可以編為HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同樣道理，把職級和崗位用數字或字母代表，和上面規則任意組合即可，不再詳細講解。
優點：員工編號可以體現出部門、崗位、職級等信息
缺點：員工編號需要維護，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人員流動性越大、人員調動情況趙多，維護的工作量就越大。而且這種編碼規則不利于綜合信息檢索。
綜上，如果公司無硬性要求，建議采用前兩種編碼規則。公司有強制要求體現部門、職級、崗位等信息的，建議人力資源部內部也有一套采用前兩種的編碼規則，以便于進行綜合信息檢索。
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